سه شرط اساسی برای پذیرش هزینه های قابل قبول موضوع ماده ۱۴۷ ق.م.م توسط ممیز مالیاتی به شرح زیر است:
1- هزینه باید در حدود متعارف متکی به مدرک باشد.
در بند ۲ ماده ۹۷ قانون مالیاتهای مستقیم آمده است اگر اسناد هزینه ارائه نشود هزینه قابل قبول نیست(یعنی دفاتر رد نمی شود و فقط هزینه برگشت داده می شود) و اگر اسناد مربوط به درآمد ارائه نشود این قسمت از درآمد از طریق علی الرأس تشخیص میشود.
ولی هر هزینه ای که مدرک نداشت لزوماً غیر قابل قبول نیست. باید در حد متعارف متکی به مدرک باشد. اگر طبق عرف محل، مدرکی در کار نباشد شما میتوانید قبول کنید. برای مثال، ساختمانی ساخته شده است که مصالح آن سیمان، ماسه، آجر، گچ و تیرآهن است. ممکن است در آن محلی که شما رسیدگی میکنید تهیه مدرک میسر نباشد؛ مثلاً ماسه اش در بیابان خریداری شده باشد. در بخش کشاورزی کسی می آید از باغبانی محصولی را برای کارخانه اش می خرد. این باغبان نه فاکتوری دارد نه مدرکی و نه اسنادی. شما باید این را قبول کنید چون عرف محل است. یا مثلا کرایه تاکسی، خرید نان و مانند آن که معمولا در عرف فاکتور و صورتحسابی بابت آن صادر نمی شود.
۲- هزینه باید مربوط به فعالیت مؤسسه باشد.
بنابراین هر هزینهای که ارتباط مستقیم با فعالیت مؤسسه نداشته باشد قابل قبول نیست.
۳- تاریخ انجام هزینه مربوط به سال مورد رسیدگی باشد، اما دو استثنا در این مورد داریم که عبارتند از:
الف) اگر تاریخ هزینه در سالی نباشد که شما رسیدگی میکنید یعنی هزینه ای انجام شده که هنوز سند و مدرک ندارد، اگر برایش ذخیره گرفته شود قابل قبول است؛ مثل هزینه آب، برق و تلفن که تا آخر سال مدارکش نرسیده باشد یا ذخیره مزایای پایان خدمت کارکنان یا ذخیره حقوق و دستمزد.
ب) بخش دوم هزینه مربوط به سالهای گذشته است که در سال جاری تحقق پیدا میکند. فرض کنید کالایی از گمرک ترخیص میشود؛ دو سال بعد از گمرک نامه میآید که ارزیاب ما اشتباه کرده است. این کالا مشمول تعرفه ۱۷ و حقوق گمرکی آن ۳۰ درصد است، اما ارزیاب اشتباه کرده و حقوق آن را ۲۰ درصد محاسبه کرده است. این هزینه درست است که مربوط به سالهای گذشته است ولی در امسال واقع شده است؛ این هم به عنوان هزینه قابل قبول پذیرفته میشود.
logo_mobilemenu